GİRİŞ
ISO 37301, bir organizasyonun hukuki gereksinimlerine ve iş etiği standartlarına uyumunu sağlayan bir Uyumluluk Yönetim Sistemi (UYS) kurma ve sürdürme konusunda uluslararası bir standart olma özelliğini taşır. Standardın önemi, yalnızca bir organizasyonun yerel ve uluslararası özelliklerine uygunluğunu belgelemekte değil, aynı zamanda riskleri yönetmekte, iş sunucularını optimize etmekte ve kurumsal itibarını korumakta yatmaktadır. ISO 37301, şeffaflığı ve dürüst iş uygulamalarını teşvik eder, böylece bir organizasyonun sonuçlarına karşı güvenilirliğini ve güdülerini korur.
Bu nedenle, bu standardın benimsenmesi ve sertifikasyonun alınması, endüstriyel sürdürülebilir büyüme ve başarı yolunda önemli bir adım olarak görülüyor. Bu rehber, şirketinizi 10 yönlendirmeli ISO 37301 sertifikasyonuna nasıl hazırlanabileceğini
anlatıyor.
1. ADIM
UYUM PROGRAMININ AMAÇ VE TEMEL İHTİYAÇLARINI TANIMLAYIN
- UYS’nin organizasyonun hedeflerini nasıl kararlarını belirler.
- Yasal ve koruma gereklilikleri belirlenir.
- Potansiyel riskleri belirleyin ve analiz edin.
- Organizasyonel yapınıza ve iş yapınıza göre UYÖS ihtiyaçlarını belirlediniz.
- İlgili denetimleri düzenler.
2. ADIM
UYS POLİTİKASI OLUŞTURUN
- UYS politikası için bir çerçeve oluşturun.
- Uyumu yönetme ile ilgili kararları.
- Politikada risk temelli bir yaklaşımın benimsenmesini önleme.
- Politikanın tüm kişisel tarafından anlaşılabileceği şekilde açık ve
net bir dil kullanın. - Politikanın düzenli olarak gözden geçirilmesini ve güncellenmesini
sağlayın.
3. ADIM
UYS SÜREÇLERİNİ PLANLAYIN
- UYS politikası için bir çerçeve oluşturun.
- Uyumu yönetme ile ilgili sorumlulukları belirleyin.
- Politikada risk temelli bir yaklaşım benimsenmesini sağlayın.
- Politikanın tüm personel tarafından anlaşılabileceği şekilde açık ve net bir dil kullanın.
- Politikanın düzenli olarak gözden geçirilmesini ve güncellenmesini sağlayın.
4. ADIM
UYS ORGANİZASYONUNU OLUŞTURUN
- UYS’yi yönetmek için bir ekip veya kişi atayın.
- Uyumu yönetme ile ilgili rolleri ve sorumlulukları belirleyin.
- Gerekli beceri ve yetkinliklere sahip kişileri uyumla ilgili roller için atayın.
- UYS’yi yönetmek için gerekli kaynakları sağlayın.
- Uyumu yönetme ile ilgili eğitimleri planlayın ve uygulayın.
5. ADIM
RİSK YÖNETİMİNİ UYGULAYIN
- UYS risklerini belirleyin ve analiz edin.
- Risk azaltma stratejilerini belirleyin ve uygulayın.
- Risk yönetim süreçlerini belirleyin ve dokümante edin.
- Risklerin izlenmesi ve yönetilmesi için gerekli kontrolleri belirleyin ve uygulayın.
- Risk yönetim süreçlerinin düzenli olarak gözden geçirilmesini ve güncellenmesini sağlayın.
6. ADIM
UYS KONTROLLERİNİ BELİRLEYİN VE UYGULAYIN
- UYS için gerekli kontrol noktalarını belirleyin.
- Uyuma ilişkin kontrolleri geliştirin ve dokümante edin.
- Kontrollerin etkinliğini izleyin ve ölçün.
- Kontrolleri nasıl geliştirebileceğinizi belirleyin.
- Kontrollerin düzenli olarak gözden geçirilmesini ve güncellenmesini sağlayın.
7. ADIM
DOKUMASYONLAR VE KAYITLAR
- UYS’ye ilişkin tüm bilgileri ve belgeleri saklayın.
- Belgelerin ve bilgilerin güvenliğini sağlayın.
- Belgelerin ve bilgilerin kolayca erişilebilir olmasını sağlayın.
- Belgelerin ve bilgilerin düzenli olarak gözden geçirilmesini ve
güncellenmesini sağlayın. - Yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygun olarak belgeleri ve bilgileri
saklayın.
8. ADIM
İÇ TETKİKLER VE YÖNETİM DEĞERLENDİRMESİ
- UYS’nin etkinliğini değerlendirmek için iç tetkikler düzenleyin.
- Denetim sonuçlarını yönetimle paylaşın.
- Yönetimin UYS’yi düzenli olarak değerlendirmesini sağlayın.
- Yönetim değerlendirmesinin sonuçlarını tüm ilgili taraflarla paylaşın.
- İç denetim ve yönetim değerlendirmesini sürekli iyileştirin.
9. ADIM
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME
- UYS süreçlerini, politikalarını ve kontrollerini düzenli olarak gözden geçirin ve iyileştirin.
- İyileştirme fırsatlarını belirleyin ve uygulayın.
- İyileştirmelerin etkinliğini ölçün ve izleyin.
- İyileştirmeleri tüm ilgili taraflarla paylaşın.
- Sürekli iyileştirme kültürünü teşvik edin.
10. ADIM
SERTİFİKAYI ALIN
- ISO 37301 sertifikasyon sürecini başlatın.
- Bağımsız denetçinin taleplerine uygun olarak gerekli bilgi ve belgeleri hazırlayın.
- Bağımsız denetim sürecine eksiksiz katılın.
- Denetim sonuçlarına göre gereken düzeltme ve iyileştirmeleri uygulayın.
- Sertifikayı alın ve düzenli olarak yenileyin.
BAĞIMSIZ DENETİM SÜRECİNİN ETKİN YÖNETİMİ
Denetim Sürecini Anlama
- ISO 37301 denetiminin amacını ve sürecini tam olarak anlayın.
- Denetim sürecindeki rolleri ve sorumlulukları belirleyin.
- Denetim sürecinin kapsamını belirleyin.
- Denetim sürecini izlemek ve yönetmek için gerekli araçları ve teknikleri öğrenin.
- Denetimin sonuçlarının ne şekilde raporlanacağını anlayın.
Hazırlık
• Denetim öncesi tüm gereklilikleri ve belgeleri gözden geçirin.
• UYS süreçlerinizi, politikalarınızı ve kontrol mekanizmalarınızı
değerlendirin.
• Denetimde incelenecek tüm bilgi ve belgeleri toplayın ve düzenleyin.
• Denetçilerle koordinasyon sağlamak için bir kişi veya ekip atayın.
• Denetim tarihlerini belirleyin ve ilgili taraflarla paylaşın.
Denetim Sırasında İş Birliği
- Denetçilere gerekli bilgi ve belgeleri sağlayın.
- Denetçilerle etkili bir iletişim kurun.
- Denetçilere UYS süreçlerinizi ve uygulamalarınızı açıklayın.
- Denetçilerin sorularına açık ve dürüst bir şekilde yanıt verin ancak cevaplarınızı sadece sorulmuş soruyla sınırlı tutun.
- Denetçilere gerektiğinde yardımcı olun.
Bulgu ve Tavsiyeleri Değerlendirme
- Denetçilerin bulgularını ve tavsiyelerini dikkatlice inceleyin.
- Bulgu ve tavsiyeleri UYS’nizle karşılaştırın.
- Denetim sonuçlarını UYS politikalarınızı ve süreçlerinizi geliştirmek için kullanın.
- Bulgu ve tavsiyelere göre gerekli düzeltmeleri ve iyileştirmeleri yapın.
- Düzeltmeler ve iyileştirmelerin etkinliğini izleyin ve ölçün.
Denetim Sonrası İyileştirmeler
- Denetim sonuçlarını ilgili taraflarla paylaşın.
- Denetimden elde edilen bilgileri kullanarak UYS’nizi geliştirin.
- Denetçilerin tavsiyelerine dayalı eylem planları oluşturun.
- İyileştirmelerin etkinliğini izleyin ve ölçün.
Düzeltmeleri ve iyileştirmeleri belgelendirin ve denetçilere sunun.
SONUÇ
ISO 37301 sertifikası almak, bir organizasyonun hukuki yükümlülüklerine ve etik standartlarına uyum sağladığını gösterir. Ancak bu yolculuk, sadece sertifikayı elde etmekle sona ermez.
Etkili bir UYS, sürekli izleme, değerlendirme ve iyileştirme gerektirir.
