GİRİŞ
ISO 37002:2021, etkili ihbar, bildirim yönetim sistemlerinin kurulması, uygulanması, sürdürülmesi ve iyileştirilmesi konusunda rehberlik sağlayan uluslararası bir standarttır. Bu rehber, şirketlerin ISO 37002:2021’in gerekliliklerini anlamalarına ve uygulamalarına yardımcı olmayı amaçlar.
Şirketlerinizde bu on adımı uygulayarak, ihbar bildirimlerini etkili bir şekilde ele alma, ihbarcıları koruma ve etik bir çalışma ortamını teşvik etme kabiliyetlerinizi artırabilirsiniz.
1.ADIM
LİDERLİK TAAHHÜDÜ
- İhbar yönetim sisteminin uygulanması adına yönetimin liderlik desteğini ve taahhüdünü alın.
- Sistemin uygulanması ve sürekliliğinden sorumlu bir kişi veya ekip atayın.
- ISO 37002:2021 prensipleriyle uyumlu net bir ihbar politikası
geliştirin.
2.ADIM
RİSKLER VE HEDEFLER
- Şirket içindeki muhtemel suistimal ve uygunsuzluk alanlarını belirlemek için kapsamlı bir risk değerlendirmesi yapın.
- İhbar yönetim sistemi için net hedefler belirleyin. Hedefleriniz şeffaflığı, hesap verebilirliği ve etik uygulamaları geliştirmeyi esas almalıdır.
3.ADIM
ETKİLİ BİR İHBAR YÖNETİM SÜRECİ
- Gizlilik esasına dayalı ve erişilebilir bir ihbar bildirimi mekanizması oluşturun.
- İhbar bildirimlerinin raporlanması, soruşturulması ve sonuçlandırılması için net prosedürler tanımlayın.
- İhbarları teşvik etmek için anonim bildirim seçenekleri dahil olmak üzere birden fazla raporlama kanalı sağlayın.
4.ADIM
GİZLİLİK VE ANONİMLİK
- İhbarcıların gizliliğini ve anonimliğini koruyacak güvenli raporlama kanalları ve veri koruma protokolleri gibi önlemler alın.
- İhbarcılara ve soruşturma sürecine dahil olanlara gizlilik esasıyla korunduklarını açıkça bildirin.
5.ADIM
EĞİTİM VE FARKINDALIK ÇALIŞMALARI
- İhbar politikaları ve prosedürleri hakkında farkındalık yaratmak için kapsamlı bir eğitim programı geliştirin.
- Çalışanlar, yöneticiler ve ilgili paydaşlara ihbar bildirimlerini tanıma, ele alma ve yanıtlama konusunda eğitim verin.
6.ADIM
SORUŞTURMA VE YANIT PROTOKOLLERİ
- İhbar bildirimlerine ilişkin adil ve tarafsız soruşturmalar yürütme konusunda net yönergeler oluşturun.
- Soruşturma bulgularına dayalı olarak zamanında ve uygun aksiyonlar alın.
- İhbarcıların ve sürece dahil olanların misillemeye karşı korunmalarına yönelik önlemler uygulayın.
7.ADIM
BİLDİRİMLERİN BELGELENİ KAYIT ALTINA ALINMASI
- İhbar bildirimlerini belgelemek ve kaydetmek için güvenli bir sistem kurun.
- Gelecekteki referans ve inceleme için tüm bildirimler, soruşturmalar ve alınan aksiyonlarla ilgili uygun kayıtları saklayın.
8.ADIM
PERFORMANS İZLEME VE DEĞERLENDİRME
- İhbar yönetim sisteminin etkinliğini düzenli olarak izleyin ve değerlendirin.
- ISO 37002:2021 gerekliliklerine uyumu sağlamak için iç denetimler yapın.
- Sistemin verimliliğini değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için ihbarcılardan ve tüm çalışanlardan geri bildirim alın.
9.ADIM
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME
- Geri bildirimlere, süreç içindeki tecrübeye ve değişen organizasyon ihtiyaçlarına dayalı olarak ihbar yönetim sistemini sürekli gözden geçirin ve iyileştirin.
- İhbar yönetimine ilişkin en iyi uygulamalar, yasal gereklilikler ve standartları takip edin.
10.ADIM
BİLDİRİM KÜLTÜRÜ GELİŞTİRME
- İhbar yönetim sistemine yönelik farkındalığı ve anlayışı tüm organizasyon boyunca teşvik edin.
- Bildirimde bulunmanın değerini iletişim kurarak, misillemeye karşı çıkan bir yaklaşım benimseyerek ve çalışanların endişelerini bildirmeleri konusunda cesaretlendirerek anlatın.
